School Data Sync

Een probleem waar veel onderwijsinstellingen mee te maken hebben is het beheer van Office 365 Groups en Teams. En dan met name het gebruikersbeheer, dus welke docenten en studenten moeten er gekoppeld worden aan een Group. Zeker in grote scholen verandert de samenstelling van klassen regelmatig en om die verantwoordelijkheid bij een docent neer te leggen is ongewenst. Zeker nu Microsoft zich steeds meer op het onderwijs gaat richten met oplossingen zoals Microsoft Classroom, is het beheer in Office 365 een belangrijk vraagstuk.

Microsoft biedt twee oplossingen om dit beheer te automatiseren, waarvan ik School Data Sync in deze blog verder wil toelichten:

  1. Dynamic memberships (automatisch koppelen van leden aan groepen obv AD attributen)
  2. School Data Sync

School Data Sync zou je kunnen beschouwen als een uitbreiding op de huidige AD Connect applicatie. Deze laatste is verantwoordelijk is voor het synchroniseren van gebruikers naar de Azure Active Directory. Wat je echter niet kunt configureren is welke klassen er zijn, in welke klas een student zit en welke docent er gekoppeld is aan deze klas. Deze informatie is nodig om groepen automatisch aan te kunnen maken en inrichten. En juist voor dit laatste is School Data Sync bedoeld. Deze tool zorgt ervoor dat, op basis van informatie die uit je SIS (Magister, Som2Day etc) komt, automatisch de volgende gegevens worden aangemaakt in Office 365:

  • Een Office 365 Classroom/Group per klas/sectie
  • Studenten worden als lid toegevoegd aan de Classroom
  • Docenten worden als beheerder toegevoegd aan de Classroom

Om van start te gaan met School Data Sync heeft Microsoft een deployment guide gepubliceerd. Hierin kun je zien dat er al diverse automatisch koppelingen mogelijk zijn met voornamelijk Amerikaanse SIS-en. Er wordt wel een tussenoplossing geboden via Clever. Deze (Amerikaanse) oplossing is een soort middleware tussen verschillende systemen en vereist ook nog een koppeling tussen je eigen SIS en Clever.

Helaas zijn er nog geen directe koppelingen tussen School Data Sync met systemen die in Nederland veel gebruikt worden. Het is mij niet bekend of de bekende leveranciers met Microsoft in gesprek zijn om deze koppelingen te realiseren, dus wend je vooral tot je SIS leverancier!

Om toch een integratie te kunnen realiseren kun je terugvallen op het uitwissen van CSV bestanden. Deze dienen dus vanuit je SIS periodiek geëxporteerd te worden en geüpload naar School Data Sync. Gelukkig levert Microsoft hiervoor een toolkit die het uploaden van de CSV’s kan automatiseren. Wat je zelf nog moet doen is het genereren van zes CSV bestanden in een formaat dat geschikt is voor School Data Sync. Hou er rekening mee dat de CSV niet de wijzigingen moet bevatten, maar het gehele bestand. Bij het inlezen van de CSV’s vergelijkt School Data Sync de aageboden bestanden met de vorige situatie en bepaalt daarmee zelf de verschillen. Dit is nodig omdat je ook klassen, studenten en docenten moet kunnen verwijderen.

Om te starten met School Data Sync ga je naar sds.microsoft.com. Maak een synchronisatieprofiel aan waarmee je kiest welke bron je wilt (CSV).

Als je AD Connect al gebruikt, geef je aan dat je gebruik wilt maken van “Existing users”.

Met de Upload Files functie kun je de 6 CSV bestanden uploaden. Deze zullen bij het uploaden direct gevalideerd worden.

Bij de Properties kun je aangeven welke kenmerken je wilt synchroniseren. Er is een minimale verplichte set van velden die je nodig hebt, maar daarnaast kun je nog andere velden toevoegen. Helaas kun je geen nieuwe/eigen velden toevoegen.

in de vervolgschermen kun je ditzelfde opgeven voor studenten en docenten. Ook kun je opgeven hoe je de mapping wilt doen tussen gebruikers in Office 365 en die in de CSV. Normaal gesproken is dat op basis van het e-mailadres, maar dit kun je nog aanpassen. Wil je licenties voor Microsoft Classroom automatisch laten toewijzen kan dat ook geconfigureerd worden.

Nadat de importfunctie succesvol heeft gedraaid kun je de resultaten hiervan terugzien in het dashboard (“Your Organization”).

Op de achtergrond zijn er in Microsoft Classroom nu klassen aangemaakt volgens de configuratie in de CSV:

Conclusie

Microsoft heeft met School Data Sync een oplossing die het beheren van dynamische klassen/groepen voor het onderwijs een stuk eenvoudiger zal maken. Zeker voor de grotere scholen waar het aantal klassen en studenten groot en dynamisch is, is deze oplossing te prefereren boven het handmatig beheer van de Groups in Office 365. Alles valt en staat natuurlijk wel met het automatisch kunnen aanleveren van de benodigde CSV bestanden. De meeste SIS-en hebben gelukkig wel een export mogelijkheid of werken op basis van SQL server waarmee de CSV bestanden ook in het juiste formaat te genereren zijn. Toch zou het een grote aanwinst zijn als de leveranciers in Nederland eens serieus zouden kijken naar deze oplossing en samen met Microsoft een koppeling zouden willen realiseren. Microsoft staat er in ieder geval open voor!

Een andere uitdaging waar je mee te maken krijgt is natuurlijk welke structuur je voor de Groups/klassen gaat hanteren. Maak je per onderwijsklas een Group aan? Of per vak? Of nog iets anders? Zeker bij het VO en MBO wordt het onderwijs niet altijd georganiseerd per klas maar per vak(groep). Overigens staat deze uitdaging natuurlijk los van School Data Sync, die heb je ook als je handmatig met Classroom en Groups aan de slag gaat.

Ben je enthousiast over School Data Sync? Of vind je het helemaal niks? Laat je vragen of opmerkingen hieronder achter.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *